Caso real: cómo una gestoría redujo 70% el trabajo administrativo

Arpe Asesoría es una gestoría familiar de Lugo con 45 clientes-empresa, 3 personas en plantilla y un volumen mensual de unos 2 800 documentos contables. Cuando empezamos en septiembre de 2025, dedicaban una media de 6,2 horas al día solo a introducir datos manualmente.

El problema concreto

• circle Cada cliente enviaba sus tickets por WhatsApp, email o sobre físico — todos diferentes.
• circle Una persona dedicaba 4 horas/día a transcribir tickets a Excel.
• circle Las cuentas anuales se cerraban con 2 semanas de retraso de media.
• circle Cuando Hacienda pedía un documento, lo encontraban en 1–3 días.

Qué montamos

1. 1 Buzón único: cada cliente envía documentos a un email/WhatsApp dedicado que los recoge automáticamente.
2. 2 OCR inteligente que extrae fecha, base imponible, IVA y categoría con 96 % de precisión sobre 30 días de muestra.
3. 3 Validación humana solo cuando el OCR tiene confianza < 90 %. Antes era el 100 %, ahora ~12 %.
4. 4 Dashboard que muestra a la gestora qué clientes tienen documentación pendiente, ya cerrada o con incidencias.

Resultados medidos a los 90 días

• circle Tiempo dedicado a entrada manual: −70 % (de 6,2 h/día a 1,8 h/día).
• circle Tiempo medio de cierre de mes: de 17 días a 4 días.
• circle Capacidad sin contratar: pueden gestionar +25 clientes con la misma plantilla.
• circle Errores de transcripción detectados en revisión: −62 %.

Qué NO funcionó al principio

Las dos primeras semanas el OCR fallaba con tickets impresos en papel térmico de bares (los descoloridos). Solución: añadimos un modelo específico re-entrenado con 400 tickets reales de hostelería. El error pasó del 18 % al 4 %.

Lo que aprendimos

La automatización en gestoría no va de "reemplazar al humano". Va de quitarle el 70 % del trabajo aburrido para que dedique más tiempo a asesorar. Arpe ha pasado de "introducir datos" a "explicarle al cliente cómo optimizar el cierre del año". Ese es el negocio real.